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檔案的文件材料整理需要科學和技術
文件材料的整理是按照科學的方法和規(guī)則進行的，是一項技術性的工作。對歸檔的文件材料進行科學的整理是檔案室的主要任務之一。通過檔案收集工作集中到檔案館，只有經(jīng)過科學整理，使零散的文件資料實現(xiàn)條理、秩序，圖書整理服務，并將其中的關鍵成分通過整理凸現(xiàn)出來，圖書整理軟件，才能有效地提供利用。因此，文件材料歸檔整理工作是檔案業(yè)務的中心環(huán)節(jié)。
檔案文件在整理過程中要注意維護和保持原有的基礎
檔案文件是在特定的歷史、條件、環(huán)境、事件背景下形成的，在整理過程中一定要維護和保持，以便未來再現(xiàn)這種歷史聯(lián)系。檔案的整理應該充分利用原有的基礎，圖書整理流程，充分重視和利用先前整理的基礎，不要輕易的打亂、重整。
例如業(yè)務部門或者文書人員整理的順序、整理的方法，如果僅因為個人感覺已經(jīng)落伍，就把它重新打亂、重新按照自已的要求來做，像這種觀念是不可取的，我們提倡應該充分的重視和利用之前已經(jīng)整理好的那種已有的這個基礎。
檔案整理時應根據(jù)實際情況靈活針對性處理
在進行檔案級整理時，圖書整理，通常根據(jù)檔案管理的文件要求，分別按照產(chǎn)品型號、編號、項目、設備型號等分類對這幾類檔案進行整理，但在具體的整理工作中，常會遇到某一產(chǎn)品、某一設備、某一項目的資料不全，甚少的情況如仍按照上述要求進行分類，會導致檔案子類目數(shù)量不斷增加，數(shù)量過多影響檔案信息的查找和管理，反而人為地增加了檔案管理的復雜性。
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第3年
