





對檔案進(jìn)行全宗的整理會更加簡潔有效
檔案的整理必須在保持文件之間歷史聯(lián)系的基礎(chǔ)上,采用更簡潔、有效的方法,使整理的檔案便于保管和利用。檔案是要用于保管以及提供利用。在整理過程中,前面提到的一步就是全宗的組織,那么我們來認(rèn)識一下對全宗如何進(jìn)行組織呢?通常以通俗的定義來看,就是按照全宗群來組織和排列館藏全宗,即把統(tǒng)一時(shí)間、同一系統(tǒng)或相同性質(zhì)的全宗排列在一起以保持同類全宗之間的聯(lián)系性。

檔案文件在整理過程中要注意維護(hù)和保持原有的基礎(chǔ)
檔案文件是在特定的歷史、條件、環(huán)境、事件背景下形成的,干部檔案整理,在整理過程中一定要維護(hù)和保持,以便未來再現(xiàn)這種歷史聯(lián)系。檔案的整理應(yīng)該充分利用原有的基礎(chǔ),充分重視和利用先前整理的基礎(chǔ),不要輕易的打亂、重整。
例如業(yè)務(wù)部門或者文書人員整理的順序、整理的方法,如果僅因?yàn)閭€(gè)人感覺已經(jīng)落伍,就把它重新打亂、重新按照自已的要求來做,像這種觀念是不可取的,干部檔案整理解決方案,我們提倡應(yīng)該充分的重視和利用之前已經(jīng)整理好的那種已有的這個(gè)基礎(chǔ)。

檔案整理的實(shí)用技巧
在檔案整理過程中,如同時(shí)運(yùn)用文件級檔案整理和案卷級檔案整理兩種檔案整理方法進(jìn)行檔案分類,干部檔案整理服務(wù)外包,在進(jìn)行排列時(shí),可以將同一級類目、同一年度檔案進(jìn)行統(tǒng)一排列,并按文件級檔案在前、案卷級檔案在后的方式進(jìn)行排列。另外,文件級檔案可根據(jù)檔案的保管期限長短進(jìn)行逐一排列,案卷檔案可根據(jù)型號、項(xiàng)目、產(chǎn)品等編號次序進(jìn)行逐一排列,有利于后續(xù)的檔案管理和開發(fā)利用。

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